Oleh: Ulvi Rahmah
Evaluasi adalah sebuah kata yang sering sekali di dengar yaitu mengandung arti menelaah atau menilai. Evaluasi di perpustakaan sendiri mengandung arti penilaian, peningkatan, pengembangan, serta perluasan koleksi diperpustakaan. Penilaian dan evaluasi sendiri juga harus dilakukan sesuai dengan perubahan dan rangkaian program kerja yang ada di perpustakaan. Penilaian dan evaluasi koleksi erat kaitannya dengan pengembangan koleksi. Pengembangan koleksi sendiri berarti proses pengadaan koleksi yang direncanakan dengan menggunakan rencana yang matang untuk mendukung dan mencapai tujuan bersama seperti dalam visi dan misi perpustakaan.
Pengembangan koleksi juga suatu proses sistematik terhadap upaya perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan pemustaka yang mencakup seperti : penilaian kebutuhan pemustaka, analisis koleksi, penyeleksian, dan evaluasi. ada pula tujuan dalam melakukan pengembangan koleksi, tersedianya koleksi sesuai dengan kebutuhan pemustaka maka perpustakaan perlu mengambil berbagai langkah penting untuk menyediakan bahan perpustakaan yang lengkap untuk kebutuhan pemustaka, menyediakan koleksi yang signifikan/relevan, menyediakan koleksi yang relatif lengkap dan beragam, baik itu dari segi disiplinnya ilmu pengetahuan ataupun format bahan pustaka
Hal paling penting yang harus ada di dalam perpustakaan adalah tersedianya bahan koleksi yang baik dan lengkap. Koleksi bahan pustaka pada masa sekarang tidak hanya berupa bahan tercetak tetapi juga bahan non cetak yang telah melalui proses digitalisasi. Koleksi digital menjadi sebuah koleksi alternative karena tidak memakan ruang yang begitu besar. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengembangan koleksi dasar perpustakaan seperti buku referensi, jurnal, majalah ilmiah, dll. Untuk memaksimalkan proses pengembangan koleksi maka perlu adanya proses seleksi, tim seleksi, alat seleksi, dan kebijakan seleksi bahan pustaka. Kebijakan proses pengembangan koleksi tentu saja menjadi tanggung jawab setiap pustakawan, oleh karena itu pustakawan harus memaksimalkan kinerja masing-masing secara profesional. Tugas utama setiap perpustakaan adalah membangun koleksi yang kuat dan akurat demi memenuhi kebutuhan pemustaka. Seleksi juga merupakan proses awal pengadaan dalam pengembangan koleksi. Sebelum melaksanakan seleksi, diperlukan pustakawan yang menguasi sarana yang tersedia yang memahami tentang penerbitan
Dengan adanya penilaian dan evaluasi koleksi, pemustaka akan merasa lebih gampang mencari atau memahami suatu koleksi di perpustakaan. Penilaian dan evaluasi koleksi bahan pustaka suatu bagian yang sangat penting dalam pengembangan koleksi atau proses memperbarui koleksi di perpustakaan. Hal ini dilakukan untuk membahas serta memeriksa apa saja yang dibutuhkan oleh pemustaka untuk memenuhi kebutuhan mereka. Menambah jumlah koleksi, meningkatkan berbagai jenis bacaan, dan meningkatkan kualitas koleksi bertujuan agar kebutuhan informasi pemustaka dapat terpenuhi dengan baik. Proses ini merupakan salah satu proses yang benar-benar harus diperhatikan oleh setiap petugas perpustakaan yaitu pustakawan yang bekerja pada bidang pengembangan koleksi untuk meningkatkan kualitas koleksi yang baik serta menjadi tolak ukur kemajuan suatu perpustakaan. Oleh karena itu pustakawan harus terampil dalam mencari referensi dan rekomendasi untuk memenuhi kebutuhan pemustaka. Pustakawan harus membangun komunikasi yang baik dengan pemustaka untuk mengetahui kebutuhan mereka sehingga koleksi yang ada di perpustakaan benar-benar sesuai dengan kebutuhan pemustaka.
Kemudian, tujuan utama dalam proses memperbarui koleksi adalah terpenuhinya kebutuhan informasi pemustaka, membantu proses pembelajaran, menambah ilmu (pengetahuan) baru, volume/angka dan kebutuhan terbitan terjaga, menjaga kenyamanan akses koleksi dan informasi, serta membantu dalam pelaksanaan pengelolaan (akreditasi). Disamping itu fungsi dan manfaat utama adanya penilaian dan evaluasi koleksi adalah untuk menyediakan informasi yang akurat bagi kebutuhan pemustaka dan selalu up to date dengan koleksi yang terbaru atau terkini.
Suatu perpustakaan harus melakukan evaluasi koleksi agar perpustakaan tersebut dapat memastikan bahwa koleksi yang ada mengikuti perubahan yang terjadi dan selalu mengikuti perkembangan kebutuhan pemustakanya. Ada beberapa hal yang harus di perhatikan dalam proses penilaian dan evaluasi koleksi, hal ini meliputi sejumlah kegiatan yang berkaitan dengan pengembangan koleksi perpustakaan seperti: penetapan koleksi perpustakaan, penetapan sistem kebijakan seleksi, pemeriksaan kebutuhan pemustaka, pemahaman tentang kebutuhan koleksi, pemilihan bahan pustaka, pemeliharaan koleksi, penyiangan koleksi (pengeluaran sejumlah koleksi di perpustakaan yang sudah tidak sesuai lagi), mengembangkan/memperluas program penyediaan yang efektif dan cerdas berdasarkan data koleksi yang sudah ada, dan menambah wawasan pustakawan dalam pengembangan koleksi terhadap keadaan koleksi.
Dalam proses penilaian dan evaluasi koleksi juga terdapat beberapa kendala yang sering muncul dalam pengelolaannya, seperti: pustakawan sendiri belum terlalu memahami berbagai jenis bahan pustaka yang ada, keterbatasan dana, dan tidak adanya data pendukung untuk menjalankan evaluasi bahan pustaka. Oleh karena itu sebelum melakukan tindakan evaluasi, pustakawan/staff perpustakaan harus melakukan seleksi bahan pustaka terlebih dahulu seperti melakukan pemilihan bahan pustaka sesuai dengan masuk ke perpustakaan, tersedianya koleksi secara kuantitatif/kualitatif dan bahan pustaka yang masuk sudah melalui proses sensor atau layak untuk dipajang di perpustakaan.
Hal yang harus selalu diingat bahwa perpustakaan adalah sebagai tempat untuk belajar, meneliti, berdiskusi. Oleh karena itu perpustakaan diharuskan memenuhi harapan pemustaka dalam penyediaan bahan pustaka di perpustakaan. Akibat yang terjadi jika suatu perpustakaan tidak melalukan penilaian dan evaluasi koleksi maka akan menurunnya jumlah pengunjung perpustakaan sehingga kualitas perpustakaan terlihat buruk. Akibat lainnya yaitu rendahnya jumlah pemustaka yang ingin membaca/meminjam buku karena koleksi tidak up to date. Tidak hanya itu, mungkin para pengajar seperti guru/dosen merasakan kesulitan dalam mencari informasi yang dibutuhkan karena informsi yang dibutuhkannya tidak ada. Kemudian kualitas program pelayanan perpustakaan mungkin tidak akan mencapai standar yang diharapkan.
Bagi Pustakawan sendiri nantinya akan kesulitan dalam memberikan bantuan ketika mencari informasi yang diperlukan oleh pemustaka, seperti dalam hal menjawab pertanyaan yang diajukan oleh pemustaka tentang ketersediaan buku-buku di perpustakaan untuk membantu menyelesaikan tugas mereka. Hal ini berakibat pada kemuduran bagi perpustakaan dan kualitas pelayanan menjadi terhambat dalam melayani pemustaka.
Disamping itu kebutuhan informasi yang terus menerus berkembang tidak akan dapat terpenuhi jika tidak dilakukannya evaluasi bahan pustaka. Proses penilaian dan evaluasi bahan pustaka sangat penting dilakukan karena perpustakaan adalah sumber ilmu pengetahuan yang lengkap dan terbaru. Proses penilaian dan evaluasi koleksi adalah suatu kegiatan yang wajib dilakukan oleh perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pemustaka/pemustaka.[]
