Oleh: Gustiara.
Beberapa waktu yang lalu, saya mengikuti webinar tentang “ National Archives of Makaysia”. Ketertarikan mengikuti webinar ini berawal dari undangan yang dibagikan oleh Dosen saya di grup whatsApp. Selain itu, webinar ini juga berhubungan dengan salah satu mata kuliah saya yaitu ‘Kearsipan dan Dokumentasi’.
Webinar ini diikuti melalui Aplikasi Zoom, Tanggal 13 April 2023 sayapun mendaftar melalui link yang telah tersedia. Setelah berhasil, saya langsung diundang masuk ke Grup WhatsApp. Dengan mengikuti informasi di Grup WA ini sampailah pada hari Minggu 16 April 2023, disini saya menikmati keseruan mengikuti webinar. Keseruan tersebut berupa berbincang ringan dengan narasumber sampai kepada acara inti yaitu pemaparan materi yang sangat luar biasa dan manfaat nya dapat saya rasakan pada saat ini.
Pada acara webinar tersebut saya bisa berkumpul dengan dosen-dosen hebat, dan teman-teman yang sangat antusias dalam mengikuti acara ini. Dalam hal ini saya bisa mengikuti dan menerima apa yang disampaikan oleh nara sumber yang luar biasa Kepala Bagian Manajemen Arsip, Departemen Perdana Menteri, Malaysia, Bapak Afham Jauhari Aldi. Beliau menjelaskan tentang bagaimana manajemen kearsipan di malaysia serta informasi apa saja yang diakses oleh publik baik di dalam negeri maupun di luar negeri.
Sebagaimana yang telah kita ketahui bahwa arsip ialah suatu dokumen yang mengandung nilai sejarah terhadap suatu peristiwa ataupun kegiatan di dalam sebuah organisasi/lembaga, arsip disimpan untuk menunjukkan fungsi atau aktivitas yang telah dilaksanakan oleh individu atau organisasi tersebut. Di era digital seperti saat ini, tentunya teknolgi informasi sangat berkembang pesat baik dikalangan anak-anak, remaja, bahkan sampai kepada kalangan orang tua. Oleh sebab itu, sebuah teknologi harus dimanfaatkan sebagaimana mestinya terutama di bidang pemerintaan suatu negara.
Selain itu, kearsipan merupakan suatu kegiatan yang berkaitan dengan arsip mulai dari penciptaan arsip, pengolahan arsip, sampai kepada penyusutan arsip. Dimana tujuan penyusutan arsip ini ialah untuk mengurangi kemungkinan arsip menumpuk, agar arsip dapat tersusun secara sistematis, serta dapat mengemat tempat untuk menyimpan arsip. Arsip yang akan dilakukan penyusutan juga harus mengikuti peraturan yang tela ditetapkan oleh lembaga-lembaga arsip yang ada di suatu negara. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi kesalahan dalam penyusutan arsip karena masing-masing arsip mempunyai nilai guna baik untuk pencipta arsip maupun pengguna arsip. Sedangkan teknologi ialah seperangkat alat yang dapat membantu manusia untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan cepat dan efektif.
Tetapi hal tersebut hanya berlaku bagi orang-orang yang memang sudah ahli dalam bidak teknologi dan informasi. Bagi yang masih awam dalam penggunaan teknologi dan informasi tentunya dalam pengolahan arsip di sebuah perusaaan ataupun organisasi masih mengandalkan sistem pengolaan arsip secara konvensional/manual. Hal ini suda tentu disebabkan karena kurangnya update informasi terkini tentang perkembangan teknologi terutama dalam bidang kearsipan. Sebagian perusahaan saat ini juga menggunakan sistem pengolaan arsip secara Hybrid atau gabungan antara sistem manuual dan digital, bahkan sistem ini sering kita jumpai jika berkunjung atau ada keperluan dengan sebuah organisasi.
Meskipun negara malaysia juga masih berkembang, tetapi negara malaysia mampu bergerak sekidit lebih maju. Mengapa demikian? Dilihat dari manajemen kearsipan-nya negara malaysia juga menggunakan teknologi/digital dalam pengolahan arsip, dengan begitu penggunaan teknologi sangat berperan penting dalam mewujudkan suatu kemajuan di dalam suatu negara. Pengolaan arsip secara digital juga dapat memudahkan arsiparis/petugas pengelola arsip dalam melakukan temu balik arsip dengan cepat jika sewaktu-waktu diperlukan. selain itu, arsip tidak hanya dapat diakses oleh arsiparis saja. Tetapi ada beberapa golongan arsip yang dapat diakses oleh siapa saja atau dengan kata lain di publikasikan contohnya seperti gambar, dan benda peninggalan sejarah yang di alih mediakan menjadi arsip digital. Sehingga kita dapat mengakses arsip tersebut dimana saja dan kapan saja sesuai dengan apa yang kebutuhan kita.
Salah satu pemanfaatan teknologi informasi yang ada di dalam acara webinar ini adalah lembaga kearsipan malaysia tidak hanya digunakan dalam pengolahan arsip saja tetapi lembaga tersebut juga membuat sebuah sistem rekam digiltal yang disebut dengan “Virtual Tour Statesmen Arcives”. Sistem ini tentunya sangat bermanfaat, dimana kita dapat mengetahui tokoh-tokoh publik serta tempat bersejarah di suatu negara. Dalam hal ini kita tidak perlu mengeluarkan banyak biaya untuk berkunjung secara langsung ke tempat tersebut, hanya dengan mengandalkan PC ataupun handpone kita sudah dapat mengakses tempat tersebut secara online. Mengingat di era digital seperti saat ini penggunaan teknologi terutama dalam berkomunikasi sudah sangat tidak asing lagi, zaman semakin maju dan teknologi juga semain berkembang.
Sala satu hal terutama yang perlu ditanamkan kepada anak-anak adalah bahwa gandpone yang mereka pakai saat ini tidak hanya digunakan untuk main game, sosial media, dan sebagainya. Tetapi dengan handpone yang mereka pakai saat ini bisa membawa mereka kepada alur yang lebih baik lagi kedepannya terutama dalam bidang pendidikan. Contohnya seperti “Virtual Tour Statement Arcives”, sistem ini dapat melatih kinerja pemikiran anak seingga muncul ide-ide untuk menganalisis suatu objek yang akan mereka teliti. Hal ini sangat berpengaruh karena anak-anak memiliki rasa penasaran yang kuat, dengan begitu tanpa disadari mereka juga sudah mempelajari tentang arsip walalaupun hanya sekilas.
Oleh karena itu, teknologi informasi tidak dapat dipisakan dari sebuah lembaga ataupun perusahaan bahkan dari kalangan masyarakat. Salah satu faktor yang menjadikan teknologi informasi sangat berperan penting dalam manajemen kearsipan ialah sistem yang digunakan untuk menyimpan arsip pada zaman modern sudah berbasis digital. Akibatnya di sejumlah perusahaan juga sudah membatasi atau mengurangi konsumsi kertas fisik. Selain itu, jika penyimpanan arsip masih menggunakan kertas tentunya arsip tersebut rentan terhadap kerusakan. Contohnya seperti: Arsip hilang, arsip rusak akibat bencana alam ataupun akibat hama. Oleh karena itu arsip perlu dipelihara baik secara fisik maupun digital. Arsip yang disimpan secara digital akan terlindungi dari ancaman penyalahgunaan informasi.
Lantas bagaimana perkembangan teknologi di negara lain? Tentunya sudah sangat maju di dalam ruang lingkup pengelolaan arsip. Hal ini dapat dijadikan sebagai motivasi untuk mewujudkan suatu keberhasilan dan kemajuan di suatu negara, pada dasarnya teknologi bukan hanya sebagai media/alat berkomunikasi tetapi lebih daripada itu. Tetapi pemanfaatan teknologi dan informasi dengan teliti, kemungkinan besar dampak yang dihasilkan adalah mampu membangun negeri yang lebih baik lagi dari sebelumnnya. Upaya yang dapat dilakukan ialah dengan menyediakan suatu informasi yang dibutuhkan baik didalam bidang pendidikan, komunikasi dan sebagainya. Dengan begitu teknologi akan berkembang karena muda dijankau dan digunakan baik di dalam suatu perusahaan maupun dilingkungan masyarakat. Selain itu, untuk mengembangkan suatu kemampuan tentunya juga harus ada pelatihan.
Jadi, seseorang mampu mengetahui kemampuannya di bidang apa terutama dalam bidang kearsipan. Karena untuk menjadi arsiparis yang baik tentunya harus ada persyaratan-persyaratan yang dipenuhi. Seperti yang sudah kita liat bakan kita rasakan, saat ini yang pekerjaan tidak arus sesuai dengan gelar. Tetapi yang diutamakan adalah skill atau keahlian dalam bidang tertentu. Dengan begitu, semua pekerjaan akan terselesaikan dengan semestinya dan cepat. Semakin kita mencari tahu tentang sesuatu pastinya akan bertambah juga kemampuan kita dalam menggunakan teknologi informasi dalam idang kearsipan itu sendiri. Karena secanggih-canggihnya teknologi informasi tetap dioperasikan oleh manusia, seperti yang sudah dijelaskan bawa suatu teknologi tujuannya untuk mempermudah suatu pekerjaan.
