Oleh: Teria Yulan Dari
Manajemen adalah sebuah kegiatan terstruktur dalam pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dalam sebuah usaha atau organisasi untuk menccapai tujuan organisasi yang telah di tetapkan. Sistem manajemen adalah suatu cara yang telah di tentukan oleh suatu organisasi untuk menghandle bebagai hal yang mengenai dengan bisnis agar bisa mencapai tujuan dengan maksimal. Manajemen dalam sebuah perpustakaan adalah sebuah proses menyesuaikan dan mengendalikan SDP (Sumber Daya Perpustakaan) sehingga perpustakaan tersebut dapat beroperasi dengan baik sesuai dengan fungsi dan tujuan perpustakaan. Dalam sebuah manajemen perpustakaan diperlukannya sumber daya manusia, sumber dana, tekhnik atau sistem, fisik, perlengkapan, informasi, ide atau gagasan dan teknologi.
Pada umunya, proses pengolahan koleksi perpustakaan ada empat kegiatan pokok, yaitu: inventarisasi, pengatalogan, penyelesaian fisik buku, dan shelving atau pengerakan. Pengolahan bahan perpustakaan merupakan suatu bentuk kegiatan penting di perpustakaan. Semua bahan perpustakaan, baik itu berupa buku maupun non buku yang masuk ke dalam perpustakaan wajib diolah dengan menggunakan sistem baku secara profesional supaya bahan pustaka yang telah tersusun pada rak – rak dapat di temukan kembali secara cepat mudah dan tepat melalui alat penelusuran yang berupa atau di sebut dengan katalog.
Pengelolaan manajemen perpustakaan adalah sekumpulan kegiatan terencana yang dilakukan secara terus menerus atau rutin, untuk menjaga agar sarana dan prasarana tetap berfungsi dan bermanfaat dengan baik. Adapun proses pengelolaan manajemen perpustakaan dalam mengelola koleksi dan memudahkan pencarian bahan pustaka adalah sebagai beriku:
- Pengelolaan koleksi bahan pustaka
Pengelolaan koleksi bahan pustaka adalah kegiatan yang berhubungan dengan koleksi buku dan non buku yang ada pada perpustakaan tersebut. Contohnya, pengadaan koleksi buku dan non buku.
- Inventarisasi dan Klasifikasi
Inventarisasi adalah pendataan koleksi buku dan non buku yang ada di perpustakaan sebagai bukti bahwa koleksi tersebut sudah dimiliki oleh perpustakaan tersebut. Kemudian, klasifikasi adalah kegiatan adalah kegiatan berupa penomoran dan pengelompokan buku sesuai dengan jenis yang telah di tentukan.
- Pembuatan katalog
Pembuatan katalog adalah penyususnan judul-judul buku yang disusun sedemikian rupa sehingga mempermudah pemustaka dalam menemukan buku yang dicari. Dari katalog tersebut memudahkan pemustaka untuk mengetahui letak buku beserta nomor dan ruangan tempat buku tersebut disimpan.
- Pemeliharaan dan pembinaan koleksi perpustakaan
Pemeliharaan dan pembinaan koleksi perpustakaan adalah sebuah kegiatan merawat koleksi, peralatan dan perlengkapan yang ada di perpustakaan tersebut, guna mencegah rusaknya bahan pustaka.
- Sirkulasi bahan pustaka
Sirkulasi bahan pustaka adalah kegiatan pendataan peminjaman bahan pustaka yang dilakukan oleh pustakawan pada perpustakaan. Pendataan calon anggota yang hendak mendaftar menjadi pemustaka tetap di perpustkaan tersebut. Setelah resmi menjadi anggota tetap perpustakaan tersebut maka pemustaka berhak menggunakan dan memiliki kartu anggota sehingga bisa meminjam buku yang diinginkan.
- Perlengkapan perpustakaan
Untuk tercapainya tujuan dari sebuah perpustakaan maka dibukutuhkan perlengkapan perpustakaan seperti buku inventaris koleksi buku, buku inventaris koleksi non buku, kartu inventaris surat kabar, kartu inventaris majalah, cap inventaris, cap perpustakaan, bantalan cap, buku klasifikasi, kartu katalog, mesin tulis, kertas label, selotip, formulir kartu buku, formulis lembaran tanggla kembali, kantong kartu buku, lem, lembaran indeks, kartu petunjuk, formulir bon permintaan pinjam dan formulir pemelihan koleksi.
- Administrasi Perpustakaan
Administrasi perustakaan adalah kegiatan proses pendataan buku-buku yang ada pada perpustakaan ke dalam buku induk sehingga buku tersebut bisa dipinjam oleh pustakawan. Kegiatan administrasi perpustakaan ini mencakup: menyimpan, mengirim, mengadakan, mengelola, dan menghimpun seluruh koleksi perpustakaan. Dalam admistrasi perpustakaan ini bagi pemustaka yang mengembalikan buku terlambat atau keadaan buku yang di kembalikan tidak sesuai dengan pertama kali di pinjam maka akan dikenakan denda sesuai dengan peraturan yang berlaku di perpustakaan tersebut. Ketentuan peraturan dan tata tertib peminjaman dan penegembalian buku di sebuah perpustakaan perlu diterapkan agar pengoperasian perpustakaan tersebut tetap optimal dan terjaga dan pemustaka merasa memiliki tanggung jawab terhadap buku-buku yang di pinjam.
Untuk mengelola sebuah perpustakaan diperlukan sistem manajemen yang baik agar kegiatan pengorganisasian informasi lebih terarah dan tujuan perpustakaan untuk melayani pemustaka tercapai dengan baik. Untuk tercapainya tujuan tersebut, maka dalam proses manajemen diperlukan adanya proses perencanaan (planing), pengorganisasian (organizing), kepemimpinan (leadership), dan pengendalian (controling). Adapun pengelolaan perpustakaan tersebut terkait dengan, manajemen buku, manajemen anggota, transaksi dalam (peminjaman, perpanjangan, pengendalian buku) serta pelaporan. Pada dasarnya setiap perpustakaan pasti memiliki sebuah sistem manajemen perpustakaan yang dapat di gunakan untuk mengelola koleksi dan memudahkan pencarian bahan pustaka.
Disamping itu manajemen pada sebuah perpustakaan juga berguna untuk mengatur tugas dan pekerjaan pustakawan dengan baik dan benar. Di era digitalisasi pada zaman sekarang ini, Sistem Management Perpustakaan juga dikenal dengan istilah Library Management System (LMS) merupakan perangkat lunak yang digunakan dalam proses pengelolaan bahan pustaka. Untuk membantu sebuah tugas pekerjaan pustakawan agar berjalan secara mudah dan lancar maka digunakanlah sebuah perangkat lunak atau Aplikasi yang sering di pergunakan oleh perpustakaan dalam mengolah koleksi yaitu salah satu nya adalah SLIMS. SLIMS atau Senayan Library Management System merupakan produk anak bangsa yang di pelopori oleh Hendra Wicaksono dan Arie Nugraha. Dengan adanya aplikasi pengolahan data ini, perpustakaan konvensional diharapkan menjadi komputerisasi sehingga menambah nilai guna terhadap perpustakaan di sekolah terutama bagi pustakawan dan anggota perpustakaan. SLIMS ini telah dipergunakan di tiap-tiap perpustakaan di Indonesia, baik di perpustakaan daerah, perpustakaan sekolah maupun perpustakaan universitas. SLIMS merupakan Perangkat lunak yang bisa digunakan untuk mengolah bahan pustaka dan aplikasi ini sudah dipergunakan secara global di beberapa negara seperti Jepang, Thailand, Jerman, Malaysia, Bangladesh dan di negara-negara lainnya.
Sebenarnya masih banyak aplikasi yang bisa digunakan dalam mengelola koleksi perpustakaan, seperti: KOHA, INLISLite, IBRA advance, dan lain sebagainya. Bagi pustakawan, perangakat lunak ini dapat memudahkan dalam mengelola koleksi mulai dari inventarisasi, pengadaan, pembuatan katalog, hingga ke layanan sirkulasi untuk proses peminjaman dan pengembalian koleksi. Sedangkan bagi pemustaka, perangkat lunak dapat memudahkan dalam penelusuran koleksi yang bisa di akses melalui Online Public Cataloging atau biasanya disebut dengan OPAC. Oleh karena itu, sistem manajemen perpustakaan yang baik akan membantu perpustakaan dalam dalam melayani pemustaka dengan baik pula. Dan dari sisi pemustaka, ketika sistem manajemen perpustakaan terkelola dengan baik maka akan meningkatkan citra perpustakaan dimata pemustaka.
